Datenschutz bei Raumbuchung und Veranstaltungsanfragen

Verantwortlich

COWORK GROUP GmbH, Eisenbahnstr. 1, 72072 Tübingen, vertreten durch den Geschäftsführer Johannes Freyer. Fragen zum Datenschutz an info@coworkgroup.de oder +49 7071 1387870.

Welche Daten wir verarbeiten

• Ihre Anfrage: Raum oder Veranstaltung, Termin, Personenzahl, Anlass, gewählte Leistungen, Preise und Ihre Nachricht an uns.
• Ihre Kontaktdaten: Vor- und Nachname, Firma oder Verein, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rechnungsadresse und, falls angegeben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, außerdem ob Sie als Firma, Verein oder privat buchen.
• Wenn Sie als Verein buchen: Wir prüfen, ob es sich um einen Verein handelt, und speichern danach beim Eintrag Ihres Vereins, dass und wann wir das bestätigt haben. Haben Sie noch keinen Eintrag bei uns, legen wir ihn dafür aus Vereinsname, Rechnungsadresse und, falls angegeben, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihrer Anfrage an. Grund: Vereine erhalten einen Rabatt auf die Raummiete, und mit der Bestätigung gilt er auch bei späteren Buchungen direkt. Rechtsgrundlage ist die Durchführung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gespeichert bleibt die Angabe, solange Ihr Verein bei uns als Kunde geführt wird.
• Mit Kundenkonto zusätzlich: Anmeldedaten (E-Mail-Adresse und Passwort, das nur verschlüsselt gespeichert wird) und ein mit Ihrer Firma vereinbarter Kundenrabatt.
• Ihre Wahl zu Erinnerungen und Dankeschön-Mails, gespeichert zu Ihrer E-Mail-Adresse, mit und ohne Kundenkonto. Abbestellen und wieder einschalten können Sie über den Link unten in jeder E-Mail oder im Kundenkonto. Mails zu Zusage, Absage, Änderungen und Rechnung gehören zur Buchung und kommen immer.
• Im Verlauf der Buchung: Bearbeitungsstand, Vorbereitung (zum Beispiel ob das Catering bestellt ist), Mehrverbrauch vor Ort und gegebenenfalls ein Grund für eine Absage.
• Was Sie auf Ihrer Statusseite oder im Kundenkonto eingeben: Ihre Fragen zur Buchung und unsere Antworten, Ihre Antwort auf einen Terminvorschlag samt Nachricht, eine geänderte Personenzahl und ob sie endgültig ist. Zu jeder Frage und jeder Antwort auf einen Vorschlag erhält unser Büro eine E-Mail.
• Wenn Sie den Raum vorher besichtigen möchten: Ihre Terminvorschläge und die Telefonnummer für den Rückruf. Sind Sie angemeldet und haben den Raum mit Ihrem Konto schon einmal gebucht, blenden wir die Frage aus. Die Prüfung liefert nur ja oder nein, keine Daten zu früheren Buchungen.
• Bei privaten Feiern lernen wir Sie vor dem Angebot bei einer Besichtigung kennen, auch per Video. Dafür speichern wir Ihre Terminvorschläge und die Rückrufnummer, danach das Datum der Besichtigung, ob sie per Video war, und eine kurze Notiz unseres Teams zum Eindruck aus dem Gespräch. Die Notiz ist nur intern und erscheint nicht auf Ihrer Statusseite.
• Zur Rechnung: Rechnungsnummer, Betrag und ob sie bezahlt ist, wie sie in MOCO stehen. Das zeigen wir Ihnen auf der Statusseite und im Kundenkonto.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu prüfen, Ihnen ein Angebot zu machen, die Buchung durchzuführen und abzurechnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen). Rechnungs- und Buchungsunterlagen bewahren wir auf, weil das Handels- und Steuerrecht es verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wer Ihre Daten erhält

Innerhalb der COWORK GROUP sieht nur das Team, das Ihre Anfrage bearbeitet. Dafür setzen wir diese Dienstleister ein, jeweils mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

• Supabase (Supabase Inc., USA) für Datenbank und Anmeldung. Die Daten liegen in Rechenzentren in der EU (Irland und Frankfurt am Main). Für den Zugriff aus den USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
• MOCO (hundertzehn GmbH, Zürich, Schweiz) für Kundenverwaltung, Angebote und Abrechnung. Wir übertragen dorthin Ihre Kontaktdaten, Firma und die Positionen Ihrer Anfrage. Für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
• All-Do, unser eigenes Werkzeug für die interne Bearbeitung. Es läuft ebenfalls bei Supabase in Frankfurt am Main. Dorthin gehen Ihre Anfrage samt Besichtigungswunsch und Rückrufnummer (bei privaten Feiern auch Datum, Video ja oder nein und die kurze Notiz zur Besichtigung), im weiteren Verlauf Ihre Fragen, Ihre Antwort auf einen Vorschlag, Änderungen der Personenzahl sowie Catering und Zahlungseingang. Was wir dort erledigen, meldet All-Do an die Buchung zurück. Antworten auf Ihre Fragen und Nachrichten an Sie, die unser Team in All-Do schreibt, speichern wir bei Ihrer Buchung und schicken sie Ihnen wie alle anderen Mails zu Ihrer Anfrage.
• Hetzner (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland) für den Versand unserer E-Mails zu Ihrer Anfrage. Die Mails gehen über unseren eigenen Mailserver, der in einem Rechenzentrum von Hetzner in Deutschland läuft. Dort werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht verarbeitet.
• Lovable für den Betrieb dieser Webseite. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten wie Ihre IP-Adresse verarbeitet.

Cookies und Speicher im Browser

Wir setzen keine Cookies für Werbung oder Statistik. Wenn Sie sich anmelden, speichern wir Ihre Sitzung in technisch notwendigen Cookies, auf die Skripte keinen Zugriff haben. Damit Ihre Auswahl beim Wechsel zur Anmeldung nicht verloren geht, merkt sich der Browser den Zwischenstand bis zum Schließen des Tabs. Beides braucht keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Schriften laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Google.

Videos zur Online-Besichtigung

Zu manchen Räumen zeigen wir ein Video. Liegt es bei YouTube (Google Ireland Limited, Dublin) oder Vimeo (Vimeo.com Inc., USA), lädt es erst, wenn Sie auf „Video laden und abspielen“ klicken. Erst dann baut Ihr Browser eine Verbindung zu diesem Anbieter auf und überträgt unter anderem Ihre IP-Adresse. YouTube binden wir im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) ein, Vimeo mit der Einstellung „Do Not Track“. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Bei Vimeo können Daten in die USA gelangen, dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und das EU-US Data Privacy Framework. Liegt das Video auf unserem eigenen Server, fließen keine Daten an Dritte.

Buchen ohne Kundenkonto

Ein Kundenkonto ist freiwillig. Ohne Konto speichern wir nur, was Sie im Formular angeben, und informieren Sie per E-Mail über den Stand Ihrer Anfrage. Jede E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den Sie den Stand auch ohne Anmeldung sehen. Der Link ist zufällig erzeugt, nicht erratbar und gilt bis 60 Tage nach Ihrem Termin.

Möchten Sie aus einer Buchung ein Kundenkonto machen, schicken wir den Link dazu nur an die E-Mail-Adresse dieser Buchung. Beim Festlegen des Passworts prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt. Dafür geht nur ein kurzer Teil einer verschlüsselten Prüfsumme an den Dienst Have I Been Pwned, nie das Passwort selbst. Danach ordnen wir dem Konto alle Buchungen mit dieser E-Mail-Adresse zu. Haben Sie Ihr Passwort vergessen, schicken wir einen Link für ein neues Passwort nur an die Adresse Ihres Kontos. Er gilt eine Stunde und nur einmal; die Anforderung speichern wir sieben Tage, um Missbrauch zu begrenzen.

Wie lange wir Daten speichern

Anfragen, aus denen keine Buchung wird, löschen wir zwölf Monate nach dem angefragten Termin. Daten zu durchgeführten Buchungen bewahren wir so lange auf, wie es das Handels- und Steuerrecht vorschreibt, in der Regel acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Ihr Kundenkonto löschen wir auf Wunsch, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, sie berichtigen, löschen oder einschränken lassen, eine Kopie erhalten und der Verarbeitung widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Schreiben Sie uns dafür an die oben genannte Adresse. Sie können sich außerdem beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg beschweren.